TALLER DE  APLICACIÓN PRÁCTICA EN TIEMPO REAL

Empresa Visitada:

GOBERNACIÓN DEL TOLIMA  SECRETARIA DE EDUCACIÓN  ÁREA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO  Y GESTIÓN DOCUMENTAL.

Entrevistados: Carolina Calderón D Profesional Especializado Atención al Ciudadano y Gestión documental,  Rosa Stella Espitia  Profesional Universitario Jefe de Archivo,  Jenny Villamil Operador Sistema S.A.C.

ENCUESTA:

-La empresa posee Unidad de Correspondencia, ventanilla Única u  Oficina de correspondencia:

SI__X______    NO______

-Los funcionarios de la oficina de correspondencia conocen las funciones que deben cumplir  en su puesto de trabajo?

SI__X___   NO_____

-En la Unidad de Correspondencia se maneja  el control Centralizado    SI__X___ Descentralizado NO____

-En la Unidad  de correspondencia se utiliza control de correspondencia  recibida y despachada o automatizada (Sotware)

SI___X__   NO _____   Cual?:   SISTEMA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO  SAC.

-Dentro del  proceso  de trámite de la correspondencia  se producen copias?

SI____ NO__X___ Cuantas ______

-Los funcionarios de la oficina de correspondencia conocen el acuerdo 060 de octubre de  2001  (“Por el cual se establecen pautas para la administración  de las comunicaciones oficiales  en las entidades Públicas y las privadas que cumples funciones Públicas”) ?

SI __X__ NO__

-Conocen los funcionarios de la Unidad de Correspondencia  con claridad el Proceso de  Gestión Documental?

SI__X__  NO____.

-PRODUCCIÓN:

Creación y diseño de Documentos Pre diseñados    y  Registros  planillas de control de entrega de documentos

-RECEPCIÓN:

Radicación : sistematizada

Registro:  se registra la correspondencia en el Sofware, se  lleva registro de salida de correspondencia recibida para ser distribuida en la entidad.

-Hacen seguimiento a la correspondencia recibida:

SI_X___   NO_____  Como:  el mismo sofwarf  tiene esa aplicación.

-Controlan  el termino de las peticiones, derechos de petición, tutelas?

SI_X__   NO_____

-Además  del control existe otro para los términos de las peticiones ?

SI__X___ NO____ Cual:  se generan reportes diarios  y se envía por el correo institucional

-Manejan correspondencia  por medio electrónicos?

SI___X___   NO _______ Cuales: por el Sofwarf  vía Web  o también por correo institucional el cual debe ser ingresado al sistema.

- Tienen Atención  de  PQR   telefónicas.

SI_X____ No _____.

Se hace control de Producto No Conforme?

Si   X    No___

Miden la satisfacción de los clientes o usuarios atendidos

SI__X___ NO_____  Como:    por medio de encuestas.

Existe buzón de sugerencias:

SI__X__  NO____

Muchas Gracias 

EVIDENCIA FOTOGRÁFICA DE VISITA A LA OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO